明确目标
在会议之前，会议组织者需要清晰地定义会议的目标。例如，是为了解决一个具体的业务问题（如产品滞销问题），还是为了制定未来一段时间的战略规划（如未来三年的市场拓展计划）。目标的明确性能够帮助参会人员聚焦重点，避免会议跑题。
例如，如果会议的目标是解决产品滞销问题，那么会议的讨论范围就应该围绕产品本身（如产品功能是否满足客户需求）、营销渠道（如线上推广是否到位）、价格策略（如是否与竞品相比缺乏竞争力）等方面展开。
确定参会人员
选择与会议主题密切相关的人参加。对于解决产品滞销问题的会议，可能需要市场部门的人员（他们了解市场需求和客户反馈）、产品研发部门的人员（他们可以提供产品功能方面的信息）、销售部门的人员（他们知道销售过程中遇到的问题）以及财务部门的人员（他们可以提供成本和价格方面的数据）。
同时，要确保参会人员有决策权或者能够影响决策。如果会议是为了制定战略规划，那么公司的高层管理人员（如总经理、各部门总监）必须参加，因为他们有最终的决策权。
准备资料
提前收集和整理与会议主题相关的资料。对于产品滞销问题，可以准备市场调研报告（包括竞争对手分析、客户需求调查等）、产品销售数据（包括不同地区、不同时间段的销售情况）、客户投诉记录等。
将这些资料提前发给参会人员，让他们有时间熟悉内容。这样在会议上就可以直接进入讨论环节，而不是花费大量时间在介绍背景信息上。
安排时间和地点
选择一个对大多数参会人员都方便的时间。如果参会人员中有外地的或者需要跨部门协调的，可能需要提前一周甚至更长时间来确定时间。
地点应该安静、舒适，有足够的座位和设备（如投影仪、音响等）。如果是线上会议，要提前测试好网络和会议软件，确保会议过程顺利。